Theo như những gì chúng ta có thể đọc được từ phiên bản hiện tại, những thay đổi chính mà chúng ta có thể mong đợi là ba điều sau:
- Các quy trình được giới thiệu lại.
- Nguyên tắc quản lý dự án giảm đi một nửa.
- Các miền hiệu suất của dự án hiện được điều khiển theo quy trình.
1) Các quy trình được giới thiệu lại
“Hướng dẫn về Cơ sở kiến thức quản lý dự án” Phiên bản thứ 8 sẽ bao gồm 40 quy trình , phù hợp với 7 miền hiệu suất và được tổ chức trong cùng nhóm quy trình như trong PMBOK® Phiên bản thứ 6.
So với PMBOK® Phiên bản thứ 6, 10 lĩnh vực kiến thức cũ đã được thay thế bằng 7 lĩnh vực hiệu suất :
- Lĩnh vực kiến thức Quản lý tích hợp dự án hiện là lĩnh vực hiệu suất Quản trị dự án .
- Chi phí đã được đổi tên thành Tài chính .
- Phạm vi hiệu suất của các bên liên quan hiện bao gồm Truyền thông .
- Quản lý chất lượng dự án hiện nay được coi là một nguyên tắc hành vi.
- Quản lý mua sắm dự án đã được chuyển đến một phần phụ lục.
PMBOK® Phiên bản thứ 6 đã chuẩn hóa 40 quy trình được sắp xếp thành 10 lĩnh vực kiến thức (chương 4 đến 13) và 5 nhóm quy trình:
2) Nguyên tắc quản lý dự án giảm đi một nửa
“Tiêu chuẩn quản lý dự án” phiên bản thứ 8 sẽ bao gồm 6 nguyên tắc:
- Áp dụng Quan điểm TOÀN DIỆN : Đảm bảo rằng mọi khía cạnh của dự án đều được xem xét, dẫn đến việc ra quyết định tốt hơn và thực hiện dự án hiệu quả hơn, không chỉ phù hợp với mục tiêu của tổ chức mà còn thúc đẩy khả năng phục hồi và thích ứng, mang lại dự án thành công.
- Tập trung vào GIÁ TRỊ : Chuyển trọng tâm từ kết quả đầu ra sang kết quả mong muốn để thực hiện tầm nhìn hoặc mục đích của dự án, thay vì chỉ tạo ra các kết quả đầu ra cụ thể.
- Lồng ghép CHẤT LƯỢNG vào Quy trình và Sản phẩm: Đảm bảo kết quả đáp ứng mục tiêu của dự án và phù hợp với nhu cầu, yêu cầu và tiêu chí chấp nhận do các bên liên quan đặt ra.
- Trở thành một LÃNH ĐẠO có trách nhiệm : Hướng dẫn nhóm dự án với sự chính trực, đưa ra quyết định có trách nhiệm và nuôi dưỡng văn hóa tin cậy và trách nhiệm.
- Tích hợp TÍNH BỀN VỮNG trong mọi lĩnh vực của dự án: Đáp ứng nhu cầu hiện tại của dự án mà không ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng nhu cầu của các thế hệ tương lai.
- Xây dựng Văn hóa TRAO QUYỀN : Hợp tác chủ động, thúc đẩy sự thống nhất trong các mục tiêu chung một cách hiệu quả thông qua các bên liên quan và nhóm có nhiều kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm khác nhau.
3) Các miền hiệu suất dự án hiện được điều khiển bởi quy trình
“Hướng dẫn về Cơ sở kiến thức quản lý dự án” Phiên bản thứ 8 sẽ bao gồm 7 LĨNH VỰC HIỆU SUẤT do quy trình thúc đẩy :
- QUẢN TRỊ : Các quy trình cần thiết để đưa ra quyết định nâng cao giá trị đề xuất của một dự án theo cách tổng hợp và toàn diện—và khi thích hợp, để hủy bỏ một dự án.
- PHẠM VI : Các quy trình cần thiết để đảm bảo rằng dự án bao gồm tất cả công việc cần thiết để hoàn thành dự án thành công, đảm bảo chỉ có công việc cần thiết được lập bản đồ và không có công việc không cần thiết nào được thực hiện để tối ưu hóa chi phí và thời gian, tối đa hóa giá trị của dự án.
- LỊCH TRÌNH : Các quy trình cần thiết để giám sát việc hoàn thành dự án đúng thời hạn.
- TÀI CHÍNH : Các quy trình liên quan đến việc lập kế hoạch, ước tính, lập ngân sách, tài trợ, cấp vốn, quản lý và kiểm soát chi phí để dự án có thể hoàn thành, tối đa hóa giá trị cho tổ chức.
- CÁC BÊN LIÊN QUAN : Các quy trình cần thiết để xác định, quản lý và kiểm soát sự tham gia của các bên liên quan vào dự án.
- TÀI NGUYÊN : Các quy trình cần thiết để lập kế hoạch, ước tính và thu thập các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án thành công, lãnh đạo nhóm dự án; và kiểm soát các nguồn lực.
- RỦI RO : Các quy trình cần thiết để tiến hành lập kế hoạch quản lý rủi ro, xác định, phân tích, lập kế hoạch ứng phó, thực hiện ứng phó và đánh giá rủi ro trong một dự án.
Nhớ lại PMBOK7
PMBOK7 bao gồm 12 nguyên tắc và 8 phạm vi hiệu suất, hầu hết chúng sẽ không còn trong PMBOK8:
“Hướng dẫn về Cơ sở kiến thức quản lý dự án” Phiên bản thứ 7 bao gồm 8 LĨNH VỰC HIỆU SUẤT :
- CÁC BÊN LIÊN QUAN : Dự án cần có mối quan hệ làm việc hiệu quả với các bên liên quan trong suốt vòng đời. Các bên liên quan là người thụ hưởng dự án phải ủng hộ và hài lòng; các bên liên quan có thể phản đối dự án hoặc các sản phẩm của dự án không được tác động tiêu cực đến kết quả của dự án.
- NHÓM : Nhóm dự án phải có hiệu suất cao, được trao quyền, kiên cường và phù hợp với các mục tiêu. Họ phải tin tưởng lẫn nhau và giữ quyền sở hữu đối với các sản phẩm và kết quả trong một môi trường hợp tác.
- PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN VÀ VÒNG ĐỜI : Dự án phải tuân theo vòng đời – dự đoán, thích ứng hoặc kết hợp – phù hợp với phương pháp phát triển cho các mục tiêu của dự án. Chuỗi các giai đoạn của vòng đời dự án sẽ giúp quản lý và chấm dứt dự án nếu các tiêu chí chiến lược không còn khả thi.
- LẬP KẾ HOẠCH : Người quản lý dự án cần hình dung tuần tới, tháng tới, cách hoàn thành dự án, v.v. Mô hình lập kế hoạch phải toàn diện, bao gồm thành phần cần thiết để quản lý kỳ vọng của các bên liên quan và được xây dựng dần dần khi phát hiện ra thông tin mới.
- CÔNG VIỆC DỰ ÁN : Báo cáo trạng thái phải chứng minh rằng công việc dự án là hiệu quả và hiệu suất. Đảm bảo chất lượng phải cho thấy các quy trình có liên quan và hiệu quả. Truyền thông dự án phải hiệu quả để thu hút các bên liên quan. Nguồn lực mua sắm và vật liệu phải được quản lý đúng cách. Các dự án sử dụng phương pháp tiếp cận dự đoán phải có quy trình quản lý thay đổi tích hợp. Các dự án sử dụng phương pháp tiếp cận thích ứng phải có danh sách tồn đọng sản phẩm được cập nhật. Nhóm dự án phải giảm thiểu việc làm lại và tối ưu hóa tốc độ.
- GIAO HÀNG : Dự án phải chứng minh được sự phù hợp với chiến lược và hoạt động kinh doanh của tổ chức. Các lợi ích của dự án phải được hiện thực hóa trong khung thời gian mà chúng được lên kế hoạch. Các sản phẩm phải được xác thực và các yêu cầu phải được đáp ứng”.
- ĐO LƯỜNG : Tại mỗi cuộc họp đánh giá dự án, các phép đo phải chỉ ra liệu dự án có đang thực hiện như mong đợi hay có sai lệch nào không, để đưa ra quyết định và hành động kịp thời và sáng suốt.
- SỰ BẤT CHẮC CHẮN : Nhóm quản lý dự án phải luôn cảnh giác để dự đoán mọi cơ hội hoặc mối đe dọa có thể có tác động tích cực hoặc tiêu cực đến mục tiêu hoặc giá trị mang lại của dự án.
“Tiêu chuẩn quản lý dự án” phiên bản thứ 7 bao gồm 12 NGUYÊN TẮC :
- Hãy là một NGƯỜI QUẢN LÝ siêng năng, tôn trọng và chu đáo : Người quản lý hành động có trách nhiệm để thực hiện các hoạt động với sự chính trực, cẩn thận và đáng tin cậy trong khi vẫn tuân thủ các hướng dẫn nội bộ và bên ngoài. Họ thể hiện cam kết rộng rãi đối với các tác động tài chính, xã hội và môi trường của các dự án mà họ hỗ trợ.
- Tạo ra một môi trường nhóm dự án CỘNG TÁC : Nhóm dự án bao gồm những cá nhân có nhiều kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm khác nhau. Nhóm dự án làm việc theo nhóm có thể hoàn thành mục tiêu chung hiệu quả hơn so với những cá nhân làm việc riêng lẻ
- Tương tác hiệu quả với các bên liên quan: Chủ động tương tác với các bên liên quan ở mức độ cần thiết để góp phần vào sự thành công của dự án và sự hài lòng của khách hàng.
- Tập trung vào GIÁ TRỊ : Liên tục đánh giá và điều chỉnh sự phù hợp của dự án với mục tiêu kinh doanh và lợi ích cũng như giá trị mong muốn.
- Nhận biết, đánh giá và phản hồi các tương tác của HỆ THỐNG : Nhận biết, đánh giá và phản hồi các hoàn cảnh năng động trong và xung quanh dự án theo cách toàn diện để ảnh hưởng tích cực đến hiệu suất của dự án.
- Thể hiện hành vi LÃNH ĐẠO : Thể hiện và điều chỉnh hành vi lãnh đạo để hỗ trợ nhu cầu của cá nhân và nhóm.
- THIẾT KẾ THEO BỐI CẢNH: Thiết kế phương pháp phát triển dự án dựa trên bối cảnh của dự án, mục tiêu, bên liên quan, quản trị và môi trường bằng quy trình “vừa đủ” để đạt được kết quả mong muốn trong khi tối đa hóa giá trị, quản lý chi phí và tăng tốc độ.
- Xây dựng CHẤT LƯỢNG vào các quy trình và sản phẩm: Duy trì sự tập trung vào chất lượng tạo ra các sản phẩm đáp ứng mục tiêu của dự án và phù hợp với nhu cầu, mục đích sử dụng và yêu cầu chấp nhận do các bên liên quan đặt ra.
- Điều hướng SỰ PHỨC TẠP : Liên tục đánh giá và điều hướng sự phức tạp của dự án để các phương pháp tiếp cận và kế hoạch cho phép nhóm dự án điều hướng thành công vòng đời dự án.
- Tối ưu hóa phản ứng RỦI RO : Liên tục đánh giá mức độ tiếp xúc với rủi ro, cả cơ hội và mối đe dọa, để tối đa hóa tác động tích cực và giảm thiểu tác động tiêu cực đến dự án và kết quả của dự án.
- Chấp nhận khả năng thích ứng và SỰ PHỤC HỒI : Xây dựng khả năng thích ứng và phục hồi vào cách tiếp cận của tổ chức và nhóm dự án để giúp dự án thích ứng với sự thay đổi, phục hồi sau những thất bại và thúc đẩy công việc của dự án.
- Cho phép THAY ĐỔI đạt được trạng thái tương lai mong muốn: Chuẩn bị cho những người bị ảnh hưởng để tiếp nhận và duy trì các hành vi và quy trình mới và khác biệt cần thiết cho quá trình chuyển đổi từ trạng thái hiện tại sang trạng thái tương lai dự kiến được tạo ra bởi kết quả của dự án.