Khung Phát Triển Năng Lực Người Quản Lý Dự Án
I. Chứng chỉ hành nghề hoạt động xây dựng tại việt nam và chứng chỉ quản lý dự án quốc tế
Đối với những người làm công tác quản lý dự án tại Việt Nam, điều kiện về năng lực và kinh nghiệm, đặc biệt là Giám đốc dự án, được quy định chặt chẽ theo quy định của pháp luật, cụ thể tại Nghị định số 15/2021/NĐ-CP ngày 03 tháng 3 năm 2021 và các Thông tư hướng dẫn. Theo đó, để được bổ nhiệm vị trí Giám đốc dự án, người quản lý dự án phải có chứng chỉ hành nghề hoạt động xây dựng phù hợp với quy mô, lĩnh vực của dự án mà họ đảm nhiệm. Cá nhân được cấp chứng chỉ hành nghề phải có có trình độ chuyên môn phù hợp, có thời gian kinh nghiệm tham gia công việc phù hợp với nội dung đề nghị cấp chứng chỉ hành nghề, và phải đạt yêu cầu sát hạch đối với lĩnh vực đề nghị cấp chứng chỉ hành nghề
Nhìn ra khu vực và quốc tế, hiện nay các công ty có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam, thậm chí các công ty Việt Nam có nhu cầu tuyển các chuyên gia quản lý dự án có các chứng chỉ được cấp bởi các tổ chức nước ngoài, như các chứng chỉ do Viện QLDA Hoa Kỳ (PMI) cấp: PMP®, PMI-ACP®, v.v… đối với ngành IT, chứng chỉ PMP® đối với ngành xây dựng, ME. Chứng chỉ PMP® là chứng chỉ phổ biến trong các yêu cầu năng lực đối với ứng viên.
Vậy theo góc nhìn của quốc tế, định nghĩa năng lực, đánh giá và phát triển năng lực của người quản lý dự án được thể hiện như thế nào? Ta hãy cùng tìm hiểu về PMI, hệ thống chứng chỉ và tài liệu Khung phát triển năng lực người quản lý dự án.
II. Viện QLDA Hoa Kỳ (PMI) và các chứng chỉ liên quan:
- Sơ lược lịch sử PMI:
Viện QLDA Hoa Kỳ (Project Management Institute, viết tắt là PMI) là một tổ chức chuyên nghiệp phi lợi nhuận và phi chính phủ, được thành lập năm 1969 và có trụ sở chính tại Hoa Kỳ. Mục tiêu của PMI là thúc đẩy sự xuất sắc trong quản lý dự án và nhằm mục đích trở thành tiếng nói hàng đầu trong nghề.
PMI đã phát triển đáng kể trong những năm qua và hiện có gần 700.000 thành viên, với hơn 300 tổ chức thành viên tại hơn 200 quốc gia.
- Các chứng chỉ do PMI cấp:
PMI cung cấp nhiều loại sản phẩm và dịch vụ, bao gồm chứng chỉ, khóa đào tạo, hội nghị và ấn phẩm. Ấn phẩm nổi bật nhất là quyển A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), phát hành lần đầu năm 1994, hiện đã có phiên bản thứ 7, phát hành năm 2021.
PMI cung cấp nhiều chứng chỉ về quản lý dự án (QLDA)[2], bao gồm Chứng chỉ Cộng tác viên QLDA (CAPM – Certified Associate in Project Management), Chứng chỉ Chuyên gia QLDA (PMP® – Project Management Professional), Chứng chỉ Chuyên gia Quản lý Chương trình (PgMP® – Program Management Professional), Chứng chỉ Chuyên gia Quản lý Danh mục đầu tư (PfMP® – Portfolio Management Professional), và một số chứng chỉ chuyên biệt khác như chứng chỉ PMI Agile (PMI-ACP), Chứng chỉ Chuyên gia quản lý rủi ro PMI (PMI-RMP). Các chứng chỉ này được công nhận trên toàn thế giới và được các nhà tuyển dụng đánh giá cao.
Chứng chỉ CAPM® được thiết kế dành cho những người có ít kinh nghiệm hơn và nó thể hiện kiến thức và hiểu biết về các khái niệm và thuật ngữ quản lý dự án.
Ở cấp độ cao, có các chứng chỉ PgMP và PfMP. Chứng chỉ PgMP được thiết kế dành cho các nhà quản lý chương trình có kinh nghiệm giám sát nhiều dự án liên quan; Chứng chỉ PfMP được thiết kế dành cho các nhà quản lý chương trình có kinh nghiệm quản lý danh mục đầu tư. Nó đòi hỏi một lượng kinh nghiệm đáng kể và vượt qua việc xem xét của một hội đồng được chỉ định để xem xét đơn đăng ký dự thi của ứng viên, và một kỳ thi đầy thử thách.
Trong số các chứng chỉ do PMI cấp, chứng chỉ PMP® là phổ biến nhất, được nhiều người làm công tác quản lý dự án trên khắp thế giới học và đăng ký dự thi, và là một trong những chứng chỉ quản lý dự án được công nhận rộng rãi nhất (hiện có hơn 1.200.000 người đạt chứng chỉ này trên toàn thế giới [4]. Chứng chỉ PMP® đòi hỏi người thi có kinh nghiệm sâu rộng trong quản lý dự án và vượt qua một kỳ thi nghiêm ngặt.
Theo PMI, người có chứng chỉ PMP được xem là có kỹ năng cao về :
Con người: Công nhận bạn có các kỹ năng để lãnh đạo và thúc đẩy nhóm dự án một cách hiệu quả trong suốt dự án.
Quy trình: Sử dụng các phương pháp dự đoán, linh hoạt và kết hợp (predictive, agile and hybrid approaches) để xác định cách làm việc nào là tốt nhất cho từng dự án.
Môi trường kinh doanh: Làm nổi bật sự thành công của một dự án và tác động của nó đối với các mục tiêu chiến lược tổng thể của tổ chức.
III. Khung phát triển năng lực người Quản lý dự án – Project Manager Competency Development Framework (PMCDF) là gì?
Năm 2002, PMI lần đầu tiên đưa ra Project Manager Competency Development Framework (PMCDF)[6] (tạm dịch là “Khung phát triển năng lực người quản lý dự án”) để cung cấp một khuôn khổ để định nghĩa, đánh giá và phát triển năng lực của người quản lý danh mục, chương trình, dự án (portfolio/program/project manager).
Qua nhiều lần sửa đổi, hiện đã có phiên bản thứ ba. Trong phiên bản mới nhất, Khung tiêu chuẩn PMCD này xác định những cách thức để cải thiện năng lực cá nhân, hỗ trợ thành công của người quản lý dự án bất kể loại, quy mô hoặc mức độ phức tạp của dự án mà người đó thực hiện. Tài liệu hướng dẫn nâng cao năng lực phát triển cá nhân của người QLDA bằng cách điều chỉnh ba thành tố chính của năng lực quản lý dự án: kiến thức và kỹ năng, hiệu suất, hành vi và thái độ cá nhân (knowledge and skills, performance, and personal behavior and attitudes).
Khung phát triển năng lực của người quản lý dự án – Phiên bản thứ ba cũng bao gồm thông tin để tạo quy trình phát triển năng lực tổ chức mà người sử dụng lao động có thể sử dụng để đánh giá và phát triển liên tục những người thực hiện dự án.
IV. Năng lực của người QLDA là gì?
Theo PMCDF, các nhà quản lý danh mục đầu tư/chương trình/dự án (gọi chung là người QLDA) có năng lực luôn áp dụng kiến thức quản lý (management knowledge) và và hành vi cá nhân của họ (personal
behaviors) để tăng khả năng thành công của danh mục đầu tư/chương trình/dự án (portfolio/program/ project – gọi chung là Dự án) đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan.
Đối với người QLDA, năng lực là khả năng thể hiện để thực hiện các hoạt động trong phạm vi môi trường của một danh mục đầu tư, chương trình hoặc dự án dẫn đến kết quả mong đợi dựa trên các tiêu chuẩn đã được xác định và chấp nhận.
Năng lực của người quản lý dự án bao gồm ba khía cạnh riêng biệt:
- Năng lực tri thức. Người quản lý dự án biết gì về ứng dụng của các quy trình, công cụ và kỹ thuật cho các hoạt động danh mục đầu tư/chương trình/dự án.
- Năng lực thực hiện. Cách người quản lý dự án áp dụng kiến thức quản lý dự án để điều hành việc thực hiện danh mục/chương trình/dự án để đáp ứng các yêu cầu của các bên liên quan.
- Năng lực cá nhân. Cách người quản lý hành xử ra sao khi thực hiện các hoạt động trong môi trường danh mục đầu tư/chương trình/dự án, thái độ của họ và các đặc điểm tính cách cốt lõi (core personality characteristics).
V. Các năng lực cơ bản của người quản lý dự án theo PMCDF:
- Năng lực kiến thức (Knowledge competence)
Năng lực kiến thức đề cập đến những gì một người biết về nguyên tắc quản lý danh mục đầu tư, chương trình và quản lý dự án; và biết cách khởi tạo, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát, bàn giao, và hoàn thành các danh mục đầu tư, chương trình và dự án đó.
Có thể được chứng minh bằng cách vượt qua một kỳ thi quốc tế như PMP® hoặc kỳ thi quốc tế tương đương về quản lý danh mục / chương trình / dự án.
- Năng lực thực hiện (Performance competence)
Năng lực thực hiện đề cập đến những gì một người có thể làm và đạt được bằng cách áp dụng kiến thức vào việc quản lý danh mục đầu tư/chương trình/dự án.
Có thể được chứng minh bằng cách đánh giá các hành động và kết quả liên quan đến danh mục / chương trình / dự án.
Bằng chứng chính để đo lường năng lực này có thể là việc quản lý, thực hiện và bàn giao thành công các danh mục đầu tư, chương trình, hoặc dự án.
Ngoài ra, năng lực thực hiện của Người QLDA còn được đánh giá qua các năng lực mà vị trí QLDA của họ đòi hỏi phải có.
- Năng lực cá nhân (Personal competence)
Năng lực cá nhân là những hành vi, thái độ và đặc điểm nhân cách cốt lõi góp phần tạo nên khả năng quản lý danh mục đầu tư, chương trình hoặc dự án của người đó. Năng lực cá nhân cho phép một Người QLDA sử dụng hiệu quả kiến thức và năng lực thực hiện.
Bằng chứng về năng lực cá nhân có thể được tìm thấy khi quan sát cách cá nhân đó cư xử trong khi thực hiện nhiệm vụ. danh mục đầu tư, chương trình và dự án.
Các năng lực cá nhân cần thiết phụ thuộc rất nhiều vào văn hóa, tổ chức và các điều kiện khác.
Năng lực cá nhân có thể được chứng minh bằng cách đánh giá hành vi của người quản lý danh mục / chương trình / dự án (gọi chung là Người QLDA). Có hàng loạt những kỹ năng mềm mà một người quản lý dự án cần có để gia tăng cơ hội thành công khi quản lý dự án.
Năng lực cá nhân được chia thành sáu nhóm sau:
- Giao tiếp. Trao đổi hiệu quả thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp và có liên quan với các bên liên quan bằng các phương pháp phù hợp.
- Lãnh đạo. Hướng dẫn, truyền cảm hứng và thúc đẩy các thành viên trong nhóm và các bên liên quan khác của dự án quản lý và khắc phục các vấn đề để đạt được các mục tiêu của dự án một cách hiệu quả.
- Quản lý. Quản lý dự án hiệu quả thông qua triển khai và sử dụng nhân lực, tài chính, vật lực, tài nguyên trí tuệ và phi vật thể.
- Khả năng nhận thức. Áp dụng một chiều sâu thích hợp của nhận thức, phân biệt, và phán đoán để chỉ đạo một cách hiệu quả một dự án trong một môi trường thay đổi và phát triển.
- Hiệu quả. Tạo ra kết quả mong muốn bằng cách sử dụng các nguồn lực, công cụ và kỹ thuật thích hợp trong tất cả các hoạt động quản lý dự án.
- Tính chuyên nghiệp. Phù hợp với hành vi đạo đức được điều chỉnh bởi trách nhiệm, tôn trọng, công bằng và trung thực trong thực tiễn quản lý dự án.
Có những yếu tố trong mỗi năng lực cá nhân trùng lặp hoặc rất giống nhau. Ngoài ra, có những khả năng của từng cá nhân Người QLDA sẽ nằm ngoài danh mục năng lực của người quản lý danh mục đầu tư/chương trình/dự án như được định nghĩa trong tài liệu PMCDF này.
Ngoài 3 năng lực cơ bản như đã nói ở trên, PMI khuyến nghị người QLDA nên tự chọn bổ sung hai năng lực để phù hợp với dự án, môi trường làm việc cụ thể của họ, bao gồm các năng lực như sau:
- Năng lực chuyên môn ngành (Industry-Specific Competence)
Khung PMCD không đề cập đến năng lực cụ thể của ngành. Từng Người QLDA hoặc tổ chức của họ có thể chọn bổ sung các năng lực chung của Khung PMCD theo từng ngành riêng biệt để đáp ứng nhu cầu cụ thể của họ,
Trong một số ngành, có thể có các kỹ năng chuyên ngành đặc biệt liên quan đến ngành đó. Ví dụ, một tổ chức chủ yếu tham gia vào việc thực hiện các dự án công nghệ thông tin có thể yêu cầu người QLDA của mình phải có một mức năng lực cụ thể về công nghệ thông tin, đồng thời với năng lực quản lý danh mục / chương trình / dự án. Hoặc một tổ chức chủ yếu tham gia vào các dự án xây dựng có thể yêu cầu nhiều kiến thức hơn về các tiêu chuẩn an toàn.
Người QLDA có thể cần phải quản lý công việc trong bối cảnh của các chuyên ngành và tổ chức cụ thể của họ. Do đó, cần bổ sung một loại năng lực nữa:
- Năng lực tổ chức (Organizational Competence)
Có thể có các yếu tố cụ thể của tổ chức mà người quản lý dự án khi thành thạo và phù hợp thì sẽ cho phép họ thực hiện công việc tốt hơn. Đây có thể là khả năng sử dụng một số hệ thống cụ thể, phương pháp, cách leo thang xung đột, hoặc các tài sản quy trình doanh nghiệp (OPA – organizational process assets). Đây có thể là sự phù hợp giữa giá trị của cá nhân với văn hóa doanh nghiệp.
VI. Năng lực của người quản lý dự án và sự thành công của dự án
Điều quan trọng cần lưu ý là một người quản lý dự án “có năng lực” không đảm bảo thành công của dự án. Người quản lý dự án có thể cân bằng một cách thành công các yêu cầu năng lực cạnh tranh về quản lý phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng, nguồn lực và rủi ro, nhưng thành công của dự án mà Người QLDA đang thực hiện có thể bị ảnh hưởng bởi độ trưởng thành (Organizational Maturity) và khả năng quản lý dự án của tổ chức (Organizational Project Management). Có thể có một người quản lý dự án “có năng lực” làm việc trong một tổ chức trong giai đoạn đầu của quá trình trưởng thành, dẫn đến một dự án không thành công, cũng như có một dự án không thành công do một người quản lý dự án không “có năng lực” làm việc trong một tổ chức trưởng thành.
VII. Ứng dụng Khung phát triển năng lực người quản lý dự án
Khung phát triển năng lực người quản lý dự án cung cấp hướng dẫn quan trọng cho các người hành nghề quản lý dự án, cho nhà tuyển dụng, cho quản lý cấp cao và cố vấn khi thiết lập khung năng lực tại nơi làm việc.
Khung phát triển năng lực người quản lý dự án cung cấp bản tóm tắt các năng lực nhằm giúp gia tăng kết quả của người quản lý danh mục / chương trình / dự án.
Khung phát triển năng lực người quản lý dự án xác định năng lực bằng cách xác định các tiêu chí thực hiện liên quan đến các yếu tố cụ thể của năng lực. Hiểu năng lực hiện tại (current capability) của từng người quản lý là điều cần thiết để thiết lập competency baseline (tam dịch: đường cơ sở năng lực). Đo lường hiệu suất của cá nhân so với đường cơ sở năng lực giúp xác định điểm mạnh và nhu cầu phát triển của từng người quản lý. Đặt ra mục tiêu năng lực tương lai (năng lực mong muốn) sẽ giúp tìm ra con đường phát triển năng lực của từng cá nhân người hành nghề và người quản lý.
Đối với người sử dụng lao động:
Khung PMCD cung cấp phân loại đa chiều về các hành động và hành vi thường được yêu cầu bởi những Người QLDA để hoàn thành vai trò của họ trong tổ chức.
Khung PMCD có thể được sử dụng để xác định năng lực hiện có của các nhà quản lý này, cũng như bất kỳ lỗ hổng nào cần được giải quyết. Các yêu cầu về loại dự án, ngành hoặc công nghệ cụ thể có thể cần thiết để bổ sung Khung PMCD. Khung PMCD có thể được sử dụng để xác định năng lực của các cá nhân quản lý các dự án trong tổ chức.
Đối với những người QLDA
Khung PMCD cung cấp hỗ trợ trong việc xác định trình độ năng lực của chính họ và các lĩnh vực cần phát triển hơn nữa.
Đối với các cố vấn cho một tổ chức
Khung PMCD cung cấp một công cụ mạnh mẽ để giúp quét và phân tích các hành động và kết quả hiện có trong tổ chức để phát hiện ra bất kỳ lỗ hổng nào có thể cần được giải quyết.
Đối với từng cá nhân
Đối với những cá nhân đang cân nhắc chuyển sang quản lý dự án, chương trình và/hoặc danh mục đầu tư, Khung PMCD cung cấp một hướng dẫn về các năng lực sẽ được mong đợi ở họ.
Khung PMCD cung cấp một quy trình đánh giá cho phép những Người QLDA để xác định điểm mạnh và nhu cầu phát triển của họ trong khung năng lực. Nó hỗ trợ trong việc xác định các tùy chọn để cải tiến và làm thế nào để phát triển và thực hiện kế hoạch phát triển năng lực.
Tham khảo: Project Manager Competency Development Framework – 2017